FMV Platina

Utmaning: Behovet av ett ärende- och dokumenthanteringssystem inom FMV har funnits i många år och delar av behoven har lösts under årens lopp med hjälp av olika systeminföranden. Resultatet har blivit att FMV inför projektstarten har flera olika diarieförings- och dokumenthanteringssystem. Målet med projektet är att införa ett centralt tillhandahållet modernt system som kan tillfredsställa både lagkrav och verksamhetens behov och krav.

Lösning och resultat: Projektet drevs i ett antal sprintar (dvs delleveranser/etapper). Den första sprintens mål var att verifiera kravbilden, kommande sprintars mål var att utveckla och implementera lösningar baserade på innehållet i funktionsspecifikationen. 

Resultatet från den första sprinten var en uppdaterad funktionsspecifikation, projekt- och implementationsrutiner samt uppsatta utvecklings- och testmiljöer. Funktionsspecifikationen granskades och ”gallrades” inför kommande sprintar av FMV innan själva införandeprojektet började. De områden i Platina som skulle utvecklas/anpassas var till exempel:  

• Snabbregistrering av inkommen handling
• Sekretessflöde och -administration
• Revisionshantering av handlingar och dokument
• Lottningsflöden
• Rättighetshantering i systemet
• Samarbetsytor
• Rapporter
• Effektiviserad administration
• Egen hantering av upphandlingsärenden
• Exemplarhantering av hemliga handlingar 

Leveransen till FMV innebar att de gavs förutsättningar att nå de uppsatta målen, dvs att uppnå
– en effektivisering av verksamhetens arbetsflöden
– sök- och spårbarhet av FMVs dokument
– en förenklad handläggning av diarieföring
– ett informationsnav av information under ett ärende eller projekt
– en god offentlighetsstruktur

Softronic:s roll: Softronic hade det övergripande ansvaret för kravanalys, tekniskt lösningsförslag, testhantering samt implementation och deltog i projektet med följande resurser:
• Projektledare Kravanalys
• Projektledare Implementation
• Testledare
• Teknisk arkitekt
• Utvecklare

Arbetet bedrevs iterativt vilket för detta projekt innebar regelbundna kravavstämningar med projektgruppen på FMV inför och under varje sprint, samt att minst 2 testomgångar genomfördes ihop med projektgruppen på FMV under varje sprint. Detta var en väl fungerande metod som säkrade kvaliteten på leveranserna på ett bra sätt samt att förändringar i kravbilden effektivt kunde fångas upp och hanteras under projektets gång. Det nära samarbetet med kunden, FMV, var en framgångsfaktor.