Många organisationer har en outnyttjad besparingspotential i sina Atlassian-licenser. När användare, produkter, instanser och licensnivåer växer över tid blir det lätt att tappa överblicken och att betala för mer än vad verksamheten faktiskt använder. Genom en strukturerad licensgenomgång kan ni minska onödiga kostnader, stärka säkerheten och säkerställa att era Atlassian-produkter matchar verksamhetens faktiska behov. Resultatet blir bättre kontroll, tydligare budgetunderlag och högre värde av er Atlassian-investering.
I den här bloggserien i tre delar går vi igenom hur ni kan skapa bättre kontroll över era Atlassian-licenser och fatta mer välgrundade beslut inför förändringar, inköp och förnyelser. I första delen fokuserar vi på varför licenskostnader lätt blir dolda och vad ni behöver ha koll på för att ta kontroll över situationen.
Vad kan ni vinna på bättre licenshantering?
En genomtänkt licenshantering handlar inte bara om att sänka kostnader. Den skapar också bättre styrning, högre säkerhet och tydligare beslutsunderlag.
Med rätt arbetssätt kan ni uppnå:
- Lägre och mer förutsägbara licenskostnader
- Bättre budgetkontroll inför förnyelser och förändringar
- Snabbare och säkrare onboarding och offboarding
- Minskad säkerhetsrisk genom bättre kontroll över användare och åtkomst
- Tydligare beslutsunderlag för val av licensnivå och framtida behov
- Högre värde av befintliga Atlassian-investeringar
Atlassian är för många organisationer en central plattform för ärendehantering, samarbete, utveckling och service management. Samtidigt kan kostnaderna växa snabbt när fler användare, produkter och instanser tillkommer. Utan löpande uppföljning är det lätt att betala för licenser som inte används, ha fel licensnivå eller sakna överblick över vem som har åtkomst till vad.
Därför blir Atlassian-licenser snabbt en dold kostnad
Atlassians molnprodukter, till exempel Jira, Confluence, Jira Service Management och Bitbucket, licensieras vanligtvis per användare och produkt. Produkterna finns dessutom i olika licens- och funktionsnivåer, såsom Free, Standard, Premium och Enterprise.
Det innebär att kostnaden påverkas av flera faktorer:
- Hur många användare som har åtkomst
- Vilka produkter användarna har tillgång till
- Vilken licensnivå organisationen använder
- Hur många instanser eller sajter som finns
- Hur avtalet och förnyelsen är strukturerad
I praktiken ser vi ofta att organisationer:
Betalar för inaktiva användare
Medarbetare som har slutat, bytt roll eller inte längre använder produkten kan fortfarande ha en aktiv licens. Över tid kan detta bli en betydande kostnad.
Har fel licensnivå
Vissa organisationer betalar för avancerade funktioner som inte används. Andra ligger på en för låg nivå och saknar funktioner som hade kunnat effektivisera administration, automation, säkerhet eller support.
Saknar överblick över produkter och instanser
När flera team, avdelningar eller bolag använder Atlassian parallellt kan det uppstå flera separata instanser och produktmiljöer. Det gör det svårare att styra åtkomst, följa upp användning och planera licenser.
Missar möjligheter till bättre licensstruktur
Kostnaden kan påverkas av användarintervall, avtalsform och hur licenser är fördelade mellan produkter och instanser. Därför behöver licensstrukturen planeras aktivt inte bara hanteras vid förnyelse.
Atlassians licensmodell – det här behöver ni ha koll på
För att kunna optimera era licenser behöver ni förstå hur licensmodellen påverkar både kostnad och nytta.
Användarbaserad licensiering
Atlassian Cloud licensieras vanligtvis per användare och produkt. En användare som har åtkomst till både Jira och Confluence behöver därför licens för respektive produkt.
Det gör det viktigt att regelbundet granska vilka användare som har tillgång till vilka produkter och om åtkomsten fortfarande är relevant.
Licens- och funktionsnivåer
Atlassians produkter erbjuds i flera licensnivåer med olika funktionalitet:
- Free – för mindre team, enklare behov eller utvärdering
- Standard – grundläggande funktioner för växande team
- Premium – för organisationer med behov av mer avancerad administration, automation, support, skalbarhet eller produktberoende funktioner
- Enterprise – för större organisationer med behov av centraliserad styrning, högre supportnivåer, avancerad säkerhet och större krav på efterlevnad.
Att välja rätt licensnivå handlar därför inte bara om pris. Det handlar om att matcha funktionalitet, säkerhet, skalbarhet och verksamhetsnytta mot faktiska behov.
Målet är inte alltid att välja den billigaste nivån utan den nivå som ger bäst balans mellan kostnad och värde.
Ta kontroll innan kostnaderna växer
Licenshantering blir ofta aktuellt först när en förnyelse närmar sig eller när kostnaderna redan har ökat. Men störst effekt får ni genom att arbeta proaktivt. Genom att löpande granska användare, åtkomst, licensnivåer och instansstruktur kan ni undvika onödiga kostnader och samtidigt stärka kontrollen över er Atlassian-miljö.
Vill ni få bättre kontroll över era Atlassian-licenser?
Softronic hjälper organisationer att analysera, strukturera och optimera sina Atlassian-licenser. Vi kan hjälpa er att identifiera möjliga besparingar, skapa bättre överblick och ta fram ett tydligt beslutsunderlag inför nästa förnyelse.
Boka ett kostnadsfritt möte med Softronics Atlassian-specialister så går vi igenom er nuvarande licenssituation och visar var det kan finnas förbättringspotential.
Blogginlägget skrivet av Atlassianteamet.
Kontakta oss för mer information!
Jag vill veta mer om ert erbjudande.