Fem sätt att minska kostnaderna för era Atlassian-licenser

Atlassian är en viktig plattform för många organisationer men utan aktiv licenshantering kan kostnaderna snabbt bli högre än nödvändigt.

Användare tillkommer, team förändras, produkter införs och instanser växer fram över tid. Resultatet blir ofta en licensstruktur som inte längre speglar verksamhetens faktiska behov.

I det här blogginlägget går vi igenom fem konkreta sätt att minska kostnaderna och samtidigt få bättre kontroll över era Atlassian-licenser.

1. Inventera användare, grupper och produktåtkomst

Börja med att kartlägga vilka användare som har licens till vilka Atlassian-produkter. Gå igenom användare, grupper, produktåtkomst och behörigheter.

Fokusera särskilt på att identifiera:

• Användare som inte längre är aktiva
• Medarbetare som har bytt roll
• Konsulter eller externa användare vars uppdrag har avslutats
• Användare som har åtkomst till produkter de inte längre behöver
• Grupper som ger bredare åtkomst än nödvändigt

En regelbunden användargranskning är ofta ett av de snabbaste sätten att hitta direkta besparingar. Det är också en viktig säkerhetsåtgärd. Ju bättre kontroll ni har över vilka som har åtkomst, desto lägre blir risken för obehörig tillgång till information och arbetsflöden.

2. Utvärdera om ni har rätt licensnivå

Många organisationer ligger kvar på samma licensnivå år efter år, trots att behoven har förändrats. Därför bör ni regelbundet utvärdera om nuvarande nivå motsvarar verksamhetens faktiska användning.

Frågor att ställa:

• Använder vi de funktioner som ingår i dagens licensnivå?
• Saknar vi funktioner som hade kunnat effektivisera arbetet?
• Har behoven förändrats inom administration, automation, säkerhet eller rapportering?
• Finns det team som skulle klara sig med en annan nivå?
• Finns det verksamhetskritiska behov som motiverar en högre nivå?

I vissa fall kan en lägre nivå räcka. I andra fall kan en högre nivå skapa större värde genom bättre stöd för exempelvis automation, administration, skalbarhet, support eller säkerhet. Rätt licensnivå är den som ger bäst balans mellan kostnad, funktionalitet och verksamhetsnytta.

3. Konsolidera instanser där det är möjligt

Många organisationer har vuxit organiskt och har därför flera Atlassiansajter eller instanser. Det kan bero på historiska beslut, separata team, förvärv, lokala initiativ eller tidigare projekt. Flera instanser kan ibland vara motiverade av säkerhets-, organisations- eller verksamhetsskäl. Men i andra fall leder det till onödig komplexitet och högre kostnader.

Genom att utvärdera möjligheten att konsolidera instanser kan ni få:

• Bättre överblick över användare och licenser
• Enklare administration
• Mer enhetliga arbetssätt
• Tydligare styrning av behörigheter
• Bättre förutsättningar för framtida skalning
• Möjlighet till mer kostnadseffektiv licensstruktur

Konsolidering bör dock alltid analyseras noggrant. Det handlar inte bara om teknik och kostnad, utan också om informationsstruktur, behörigheter, processer och verksamhetsbehov.

4. Koppla licenshanteringen till onboarding och offboarding

Licenshantering bör inte vara en manuell aktivitet som bara sker inför förnyelse. Den bör vara en naturlig del av era processer för onboarding, rolländringar och offboarding.

När en medarbetare börjar ska rätt licenser och behörigheter tilldelas. När någon byter roll ska åtkomsten justeras. När någon slutar ska licenser och behörigheter återkallas direkt.

Genom att koppla licenshanteringen till HR-processer och identitetshantering kan ni:

• Minska risken för kvarvarande åtkomst
• Undvika att betala för oanvända licenser
• Snabba upp onboarding
• Förbättra säkerheten
• Skapa tydligare ansvarsfördelning

För större organisationer kan automation via identitetsleverantör, grupper och provisionering vara en viktig del av en hållbar licensstrategi.

5. Planera förnyelser i god tid

Många organisationer börjar titta på licenser först när förnyelsen närmar sig. Då är möjligheten att optimera ofta begränsad. Ett bättre arbetssätt är att starta förnyelsearbetet i god tid gärna minst 90 dagar före nästa viktiga beslutspunkt.

Då hinner ni:

• Granska faktisk användning
• Identifiera inaktiva eller felaktigt licensierade användare
• Justera antalet licenser
• Utvärdera licensnivåer
• Analysera behov av konsolidering
• Bedöma kommande förändringar i verksamheten
• Ta fram ett tydligt budget- och beslutsunderlag

En proaktiv förnyelseprocess ger bättre kontroll och minskar risken för att beslut tas under tidspress.

Glöm inte säkerhet och identitet

Utöver produktlicenserna kan Atlassians säkerhets- och identitetsfunktioner vara en viktig del av den totala licensstrategin.

Atlassian Guard kan till exempel vara relevant för organisationer med högre krav på identitetshantering, åtkomstkontroll, säkerhet och efterlevnad.

Funktionalitet och paketering kan variera beroende på vald nivå och avtal, men kan omfatta områden som:

• SAML SSO, single sign on
• SCIM-provisionering
• Tvingande tvåfaktorsautentisering
• Organisationsinsikter
• Granskningsloggar
• Utökade säkerhets- och dataskyddsfunktioner

Därför bör säkerhets- och identitetsfunktioner alltid bedömas som en del av den totala licens- och säkerhetsstrategin.

Små justeringar kan ge stor effekt

Att minska kostnaderna för Atlassian-licenser handlar sällan om en enskild åtgärd. Ofta är det kombinationen av bättre användarkontroll, rätt licensnivå, tydligare processer och mer proaktiv planering som ger störst effekt.

Med en strukturerad genomgång kan ni identifiera vad som är relevant för just er organisation och vilka åtgärder som bör prioriteras inför nästa förnyelse.

Vill ni se var ni kan minska era Atlassian-kostnader?

Softronic hjälper er att granska användare, produkter, licensnivåer och instanser för att identifiera förbättringsmöjligheter och potentiella besparingar.

Boka ett kostnadsfritt möte så hjälper vi er att skapa ett tydligt beslutsunderlag inför nästa licensförnyelse.

Blogginlägget skrivet av Atlassianteamet.

Kontakta oss för mer information