Licenshantering är lätt att underskatta. I många organisationer växer Atlassian-miljön över tid genom nya team, fler produkter, förändrade behov och separata initiativ. Det fungerar ofta bra i början men utan tydlig styrning kan kostnader, behörigheter och administration snabbt bli svåra att överblicka.
I det här avslutande blogginlägget i vår serie om Atlassian-licenser går vi igenom vanliga misstag och hur ni kan undvika dem.
Misstag 1: Ingen regelbunden granskning av användare
Ett av de vanligaste misstagen är att användare bara granskas inför större förändringar eller förnyelser. Det gör att inaktiva konton, gamla konsultkonton eller felaktiga behörigheter kan ligga kvar under lång tid.
Konsekvens
Ni riskerar att betala för licenser som inte används. Samtidigt ökar säkerhetsrisken när användare har åtkomst de inte längre behöver.
Så undviker ni misstaget
Inför en återkommande användargranskning, till exempel kvartalsvis. Gå igenom aktiva användare, produktåtkomst, grupper och behörigheter. Säkerställ att varje licens har ett tydligt syfte och koppling till ett aktuellt behov.
Misstag 2: Fel licensnivå för verksamhetens behov
En annan vanlig utmaning är att organisationen ligger kvar på en licensnivå som inte längre passar. Det kan innebära att ni betalar för funktioner som inte används eller att ni saknar funktionalitet som hade kunnat skapa större effektivitet.
Konsekvens
Ni kan antingen betala för mycket eller gå miste om värdefulla funktioner inom exempelvis automation, administration, säkerhet, rapportering eller support.
Så undviker ni misstaget
Matcha licensnivåerna mot faktisk användning och verksamhetsbehov. Utvärdera vilka funktioner som används idag, vilka som saknas och vilka krav som finns framåt. Målet är att hitta rätt nivå inte nödvändigtvis den lägsta.
Misstag 3: Flera separata instanser utan tydlig strategi
Flera Atlassian-instanser kan ibland vara rätt väg. Men när de har vuxit fram utan gemensam strategi kan det skapa onödig komplexitet.
Konsekvens
Ni får svårare administration, sämre överblick, mer komplex behörighetsstyrning och potentiellt högre kostnader per användare
Så undviker ni misstaget
Utvärdera om vissa miljöer kan konsolideras eller standardiseras. Titta på användargrupper, arbetssätt, integrationsbehov, säkerhetskrav och framtida skalbarhet. En bra instansstrategi ska stödja både verksamhetens behov och en effektiv förvaltning.
Misstag 4: Licenshantering är inte kopplad till HR-processer
När licenshantering sker fristående från HR och identitetshantering ökar risken att åtkomst lever kvar efter att en medarbetare har slutat eller bytt roll.
Konsekvens
Ni betalar för licenser som inte längre behövs och riskerar att användare har åtkomst till information de inte längre ska kunna nå.
Så undviker ni misstaget
Koppla licenshantering till onboarding, rollförändringar och offboarding. Säkerställ att rätt licenser tilldelas när någon börjar och att åtkomst återkallas direkt när någon slutar. För större organisationer bör detta så långt som möjligt automatiseras via identitetsleverantör och tydliga grupper.
Misstag 5: Förnyelsen hanteras i sista minuten
Licensförnyelser blir ofta stressiga när de hanteras för sent. Då finns sällan tid att granska användning, utvärdera nivåer eller analysera alternativa upplägg.
Konsekvens
Ni riskerar att förnya på fel nivå, med fel antal användare eller utan att ha identifierat möjliga besparingar.
Så undviker ni misstaget
Påbörja förnyelsearbetet minst 90 dagar i förväg. Gör en strukturerad genomgång av användare, licensnivåer, kostnader, instanser och kommande behov. Det ger bättre förhandlingsläge, bättre beslutsunderlag och större möjlighet att optimera innan nästa avtalsperiod.
Blogginlägg skrivet av Atlassianteamet.
Generell ansvarsnotis
Atlassians paketering, funktioner, priser och licensvillkor kan förändras över tid och skilja sig mellan produkter, marknader och avtal. Informationen i denna bloggserie är generell vägledning och bör kompletteras med aktuell licensinformation inför beslut.
Kontakta oss för mer information!
Jag vill veta mer om ert erbjudande.
Så går en licensgranskning till
En licensgranskning kan anpassas efter organisationens storlek och behov, men omfattar ofta följande steg:
- Kartläggning av produkter, användare, grupper, licensnivåer och instanser
- Analys av faktisk användning, inaktiva konton och licenser som inte längre behövs
- Identifiering av möjliga besparingar, konsolidering och förbättrad styrning
- Rekommendation kring licensnivåer, säkerhetsnivå och framtida instansstruktur
- Konkret åtgärdsplan för förnyelser, processer och löpande uppföljning
Licenshantering är en del av er långsiktiga Atlassian-strategi
En genomtänkt licenshantering handlar inte bara om att sänka kostnader här och nu. Det handlar om att skapa långsiktig kontroll över användare, åtkomst, säkerhet och framtida behov.
Med rätt struktur blir det enklare att fatta välgrundade beslut, undvika onödiga kostnader och säkerställa att Atlassian-plattformen fortsätter att stödja verksamheten på ett hållbart sätt.
Vill ni optimera era Atlassian-licenser inför nästa förnyelse?
Softronic hjälper er att gå igenom er nuvarande licenssituation, identifiera möjliga förbättringar och ta fram ett tydligt beslutsunderlag.
Boka ett kostnadsfritt möte med Softronics Atlassian-specialister så hjälper vi er att hitta rätt nivå, rätt struktur och bättre kontroll över era Atlassian-licenser.
Så kan Softronic hjälpa er
Med hjälp av Softronics Atlassian-specialister kan ni gå från punktinsatser till ett mer strukturerat och långsiktigt arbetssätt för licenshantering.
Vi kan hjälpa er att:
Genomföra en licensgranskning
Vi kartlägger nuvarande licenser, användare, grupper, produktåtkomst, licensnivåer och instansstruktur. Därefter identifierar vi förbättringsmöjligheter och rekommenderar konkreta åtgärder.
Optimera instansstrukturen
Vi hjälper er att utvärdera om konsolidering, migrering eller förändrad struktur kan ge enklare administration, bättre skalbarhet och mer effektiv licenshantering.
Sätta upp hållbara processer
Vi hjälper er att koppla licenshantering till användarhantering, onboarding, offboarding, förnyelser och löpande uppföljning.
Stödja inköp och förnyelser
Vi tar fram ett tydligt beslutsunderlag inför avtal, förändringar och kommande behov så att ni kan fatta rätt beslut i god tid.