Förvaltning av Dynamics 365 CRM och e-tjänst på SharePoint

Använder ni Dynamics 365 CRM, men anser att det inte utnyttjas till bästa förmåga? Har ni svårt att se värdet i ert system och känner att ni behöver en ny partner som förvaltar ert verksamhetssystem för att det bäst ska passa era förutsättningar?

Bakgrund

På uppdrag av en Barn- och ungdomsverksamhet i Stockholm har Softronic utfört applikationsförvaltning av deras verksamhetssystem som är baserat på Microsoft Dynamics 365 CRM och e-tjänsten baserad på SharePoint från Microsoft. Verksamheten har i uppdrag att organisera och genomföra barn- och ungdomsrelaterade sommaraktiviteter, uppgifter som ska hanteras i systemen är således ansökningsförfarande, granskning, tilldelning, uppföljning och rapportering. Effektmålet för projektet är att öka servicen till medborgaren och antalet ansökningar till verksamheten samt minska administrationen med omkring 70%.

Uppdrag

Projektet tillhandahålls av Softronics konsulter och interna resurser från verksamheten efter behov. Då verksamheten är säsongsdriven så sker enbart nödvändiga åtgärder under ansökningstidsramen och övriga ändringar sker resterande del av året inför nästkommande säsong. Alla ärenden, såväl support som förändringar planeras, prioriteras och implementeras enligt överenskommelse mellan Softronic och verksamheten.

För att kunna förvalta och förbättra verksamhetssystemet har Softronic tillsammans med kunden haft workshops och möten för att kartlägga processer och möjligheter.

Funktioner i plattformen:

  • Hantering av ansökningar (2019 bokades ca 10 000 platser via e-tjänsten som har en digitaliseringsgrad på ca 95%)
  • Avgiftshantering
  • Köhantering och tilldelning av platser
  • Informationsutskick samt bekräftelser
  • Statistik och uppföljning
  • Integrationer

Under 2020 tillkom nya politiska direktiv som påverkar verksamheten med en ny fördelningspolicy. Några av dessa direktiv omfattar bland annat en ökad fördelning av platser för särskilt utsatta områden samt högre krav på att kunna ta hand om barn med funktionshinder.

Resultat

Softronics projektresurser har arbetat med att få till förbättringar inom kundens processer och verksamhet i god samverkan med kunden. Under genomförda uppgraderingsprojekt har man allt eftersom ny funktionalitet utvecklas i grundplattformen ersatt utvecklade lösningar i systemet till att använda standardfunktionalitet så långt det går. Softronic har under processen varit delaktig i alla delar av förvaltningen av verksamhetsplattformen. Uppdatering av användarmanualer och stöttning i framtagande av testmaterial, testfall och testprotokoll har Softronic också haft ansvar för.

 

Kontakt