Blogg | 4 mar 2020

Hur inkluderar vi de som inte är på kontoret?

Frågan om möjligheten att utföra sina arbetsuppgifter, utan att vara närvarande på kontoret, har blivit synnerligen aktuell. Det är inspirerande att se alla som ställer upp just nu och försöker begränsa effekterna av COVID-19, mer känd som coronaviruset.

Vi som har kunskap om, och jobbar med, teknologi kan också bidra till att förenkla för de personer och organisationer som blir drabbade. Det är inte alla organisationer som erbjuder alla anställda möjligheten att arbeta från annan plats och annan dator (och för att även inkludera andra ”prylar”, kallar jag det i fortsättningen för enhet). Ibland finns det grundade orsaker till att det är så, men ibland är det okunskap eller andra prioriteringar som gjort att teknologi som finns i dag inte nyttjas för att erbjuda ett bättre stöd till de i organisationen som har behov av att kunna utföra sina arbetsuppgifter från annan plats eller annan enhet. Visst känns det som ett lite knöligt uttryck, så låt oss kalla det för att arbeta mobilt. Tyvärr går vissa bort sig i översättningen av engelskans mobile, och tänker på hur man ska jobba från mobiltelefoner (vilket heter cell phones på engelska). Mobilitet handlar om att användarna är rörliga, vilket gör att de har behov av att jobba på olika platser och olika enheter.

Den snabba lösningen när någon drabbas, är att köpa in en bärbar dator (om inte personen i fråga redan har), och möjliggöra att personen kan använda en VPN-lösning (om det finns) för att etablera en säker förbindelse till organisationens nätverk. Det är så man har angripit denna utmaning under en lång tid och många som jobbar med IT känner sig trygga med denna typ av lösning. Och sitter användarna stilla på en plats och har tillgång till en dator, så kan detta vara ett alternativ. Men det är inte en mobilitetslösning, om vi använder min definition ovan.

Molntjänster möjliggör mobilitet

Många organisationer har börjat använda molntjänster, som i grunden möjliggör mobilitet. I det här sammanhanget menas då Microsoft Office 365, Google G Suite och jag tar även med Slack i detta sammanhang. Visst finns det andra lösningar/plattformar. Men jag gissar att jag täckt in över 80% av organisationerna med dessa tre exempel.

Den enklaste att börja med i molnet är e-post. När mina barn var yngre sa de att jag ”spelade Outlook” på jobbet. Att göra e-post tillgängligt för en mobil användare är bra och det är enkelt att göra e-post tillgängligt via en webbläsare eller en mobiltelefon. Tyvärr kan detta få med sig lite dåliga effekter genom ineffektiva flöden och merarbete för andra i organisationen. Jag tror ingen säger att de får för få mejl, och är det enda sättet som en medarbetare kan kommunicera med andra så kommer det genereras fler mejl! Och när e-post blir företagets dokumenthanteringssystem, dvs. används för att skicka dokument så är det en källa för fler utmaningar. Någon som känner igen frustrationen när man uppdaterat en gammal version av ett dokument, eller sliter med att konsolidera ett antal Excel-filer i en gemensam kvällen innan deadline?

Försök istället att pausa upp lite i stressen och fundera på vilka verksamhetsprocesser som användarna är verksamma i och vilket systemstöd de använder i dessa processer. Sedan är frågan hur dessa system kan göras tillgängliga.

Då merparten av organisationerna i dag använder Microsoft Office 365 så görs generell kommunikation och dokumenthantering enklast tillgängligt via Teams. Se till att användarna får utbildning av grundläggande funktionalitet och möjligheten att använda Teams i webbläsare eller applikation i telefonen. Har ni inte Office 365, så finns en kostnadsfri version av Teams också.

Funktionellt är Google G Suite mest jämförbart med Office 365, men jag har stött på fler organisationer som använder Slack för mobila användare. Något man som organisation bör fundera på är om man inte ska sätta upp samma kontroll på Slack som man får ”gratis” med Office 365, dvs. koll på vilka användare man har (ett krav om man bryr sig om informationssäkerhet, vilket alla ska göra). Så investera lite tid och sätt upp en Slack där användarna erbjuds singel-sign-on (SSO), så blir de glada och samtidigt kan man ha kontroll på vilka användare som har access. Slack används oftast för enkelheten att kommunicera via chatt, men det går även att ha online samtal/möten. Notera att dokumenthantering är begränsad i Slack. Delning är inga problem, men versionshantering med mera finns bara om du integrerar andra tjänster.

Tillgång till rätt system

Behöver användarna få tillgång till andra system, vilket oftast är ett krav. Så är det förvånansvärt få organisationer som nyttjar möjligheten att göra detta via Office 365. Användarupplevelsen blir att det kommer en ny applikation/ikon i Office 365, för utvalda användare (eller för att vara petig, för de användare som är med i den gruppen som ger dem tillgång till applikationen).

Är applikationen i fråga tillgänglig via en webbläsare internt på nätverket, så är denna manöver enkel, annars behöver man kanske jobba lite mer. Störst utmaning ger applikationer som behöver installeras på en dator. Men även här går det oftast att installera applikationen på en virtuell dator (t.ex. i Azure) för att sedan göra denna tillgänglig via Office 365.

Det kan vara svårt att veta vilken användare som behöver ha access till vilken applikation och finns inte en bra lösning på plats i dag, så kommer här ett alternativ. Skapa med hjälp av Forms ett formulär där användarna själva kan ansöka om access. Skapa sedan ett godkännandeflöde med hjälp av Flow (som nu heter Power Automate). Sedan görs tilldelningen med ett flöde som exekverar ett script där användaren läggs med i rätt behörighetsgrupp. Så har ni skapat lite magi också!

Men ingen teknologi i världen ersätter värdet i det fysiska mötet, utan är bara ett komplement. Som i bästa falla skapar förutsättningar att även de fysiska möten vi har blir mer effektiva. Självklart hjälper vi på Softronic er som behöver hjälp med att sätta upp dessa typer av lösningar, oavsett plattform.

Blogginlägg skrivet av Stefan Palm – copyright Softronic.