Blogg | 23 apr 2020

Sluta inte förändras! 

Du har själv upplevt det nyligen, i din egen organisation eller hos någon du känner. Vissa har spenderat år av prat om Digital Transformation, eller försvenskningen Digitalisering, men inte agerat. Plötsligt skedde något i omvärlden, som tvingade många att reagera.

I detta blogginlägg delar Stefan Palm med sig av sina tankar kring strukturerad innovation och vikten av att inte sluta förändras.  

Det fantastiska i det som skett är hur många som insett möjligheterna med ny teknologi. Vissa verksamhetsansvariga som hävdat att deras verksamhet kräver att människor fysiskt är på kontoret, inser att det gick väldigt bra att människor sitter på annan plats också. Vissa IT-ansvariga som hävdat att deras användare aldrig skulle kunna hantera nya molnbaserade tjänster, fick se hela organisationer börja använda nya tjänster utan någon som stod bredvid och sa vad de skulle göra. Förändring är möjlig, om alla vill vara med (eller tvingas). 

Men att tvingas till att snabbt reagera, blir ofta inte lika bra som att agera strukturerat. Det kommer nog vara vissa organisationer som kommer få jobba lite med att säkra upp exakt vem som har access till vilket system och kanske ta sig tid att läsa igenom villkoren för de nya tjänsterna man tagit in. All förändring som skett senaste tiden borde stresstesta de flesta organisationers GDPR processer. (Ska vi gissa att det finns de som inte tänkt på GDPR på ett par månader?) 

Så det jag hoppas är att många ledningsgrupper insett att förändring är möjligt och att deras organisation har förmågor att hantera förändring som de underskattat tidigare. 

Agera för bättre kontroll 

Det vore önskvärt att man går från att reagera, till att agera för att få bättre kontroll och styrning. Allt för att öka möjligheten att nå positiva resultat och minska negativa konsekvenser. Kontrollerad förändring, kan även kallas innovation. Och det är lite enklare att sälja in förändringsarbete om man kallar det för innovation. 

Men innovation kan lätt bli ”lekstuga”, ett sätt att spendera pengar på saker som (oftast) individer tycker är kul eller intressant, men som har svårt att komma ut till verksamheten och generera nytta. Så lite struktur behövs även i innovationsarbetet, och det finns en hel del varianter på processer på marknaden för det som passar olika organisationer olika bra. (Så uppfinn ingen egen variant, ta hjälp av någon som gjort jobbet tidigare och börja med något som finns.) 

En utmaning som för mig blivit tydlig i den senaste tiden är behovet av att separera olika frågeställningar från varandra, men tydliggöra beroenden. Låt mig ta ett fiktivt exempel för att tydliggöra vad jag menar. (Hade denna förändring skett för 6 månader sedan, hade ledningen för denna verksamhet kunnat hävda att de genomför en förändring i linje med sin digitala strategi, nu vart det en reaktion på en pandemi.) 

Innovation sker när processer ändras 

En verksamhet som tidigare hade som affärsidé att ha en lokal och sälja varor till kunder, reagerar nu genom att etablera en on-lineförsäljning. Det här kommer kräva nya processer, hantering av leveranser (och returer), nytt systemstöd (web och integrationer till speditörer?) och ny infrastruktur (även streckkodsläsare). En förändring i verksamhetens strategi, genererar en rad förändringar.  

Men innovation kan ske på olika nivåer, det behöver inte vara så stort som i exemplet ovan. Det som många verksamheter insett är att infrastruktur oftast inte är en kärnverksamhet/kompetens. Inom IT (och t.ex. fastighetsbranschen) är det vanligt att man köper detta som en tjänst från någon annan. Sedan kan innovation ske på systemnivå. Istället för det gamla systemstödet (eller de icke befintliga), så kan ett nytt modernt system vara mer effektivt. En vanlig variant är idag att man byter till ett molnbaserat system, så löser man en viss del av infrastrukturen på köpet. Men den stora innovationen sker när man ändrar processer, dvs sättet att jobba. Någon som vågar fundera på att lösa en uppgift på ett nytt sätt, och inte nöja sig med svaret att så har vi alltid gjort. Den innovationen förenklas oftast av ett modernt molnbaserat system. Att göra innovation i sin affärsstrategi, innebär i dag oftast att verksamheter tjänstifierar” sina erbjudanden. Verksamhetskonsulter slänger sig gärna med uttryck som ”att göra som Uber, Spotify och Netflix. Som mitt lilla exempel ovan visar så medför denna typ av innovation ofta förändringar på alla nivåer. Vilket ökar riskerna i förändringsarbetet och behovet av tydlighetberoenden mellan nivåer 

Just Netflix är en personlig favorit som exempel på förändring men av en anledning som kanske inte pratas om så mycket. De har nämligen haft en konstant vision under lång tid, att leverera en ”bio-upplevelse” i hemmet. De började sin verksamhet med att hyra ut VHS-filmer och video-spelare (moviebox). När folk började få egna videoapparater hemma, och inte orkade gå till butikerna, skickade Netflix hem filmerna med posten (film-klubbar!). Och när sedan infrastrukturen fanns på plats så började de distribuera filmerna digitalt via bredband, så som många känner Netflix i dag. 

Även i dag jobbar Netflix med innovation i alla plan, och för den tekniske intresserade kan jag rekommendera att följa deras teknikblogg, de delar med sig mycket av sina lösningar som open-source. 

För dig som har varit med ett tag, så är det jag skrivit här om inga större nyheter. Enterprise-arkitekter har länge jobbat med att förstå vad som sker på de olika nivåerna i en organisation, beroenden emellan och föreslå möjligheter till innovation. Men det verkar som många förbisett behovet av att ha en arkitekt, eller mest tyckt de varit besvärliga när leverantörer kommer och berättar möjligheter med AI och IoT. 

Men jag hoppas, och tror, att många kommer inse att de måste ha kontroll på hur strategier/processer/förmågor/system/infrastruktur hänger ihop, och hur tydliga avgränsningar mellan lager kan möjliggöra innovation på olika sätt.  

Jag tror det är väldigt sällan som någon kommit på det perfekta sättet att leverera det ultimata värdet för alla, så behovet av att fortsätta prova nya sätt finns. Så fortsätt förändras, men gärna med hjälp av strukturerad innovation. 

Relaterade länkar:  

Blogginlägg skrivet av Stefan Palm – copyright Softronic.