Det har underlättat mycket för oss att få en portal samt tillgång till ett CRM-system istället för att arbeta med alla uppgifter direkt i ett Excel-dokument. Tillsammans med Softronic har vi fått ett lätt administrerat gränssnitt vilket sparat både tid och skapat tydlighet.

Sofia Svegander

Dynamics 365 Portal och CRM-stöd för att administrera ansökningar till SM-veckan

Behöver du ersätta en befintlig verksamhetsprocess och få en koppling till CRM? Vill du gå ifrån manuell hantering och få en lätt administrerad lösning som sparar tid. Riksidrottsförbundet har fått hjälp med att ersätta ansökningsprocessen till SM-veckan med ett säkrare system och samtidigt fått en centraliserad CRM-lösning som kan administrera flera ansökningar.

Bakgrund

SM-veckan är ett av Sveriges största idrottsevenemang. Under en veckas tid samlas och genomförs svenska mästerskap för seniorer i olika idrotter i en och samma stad. Riksidrottsförbundet är huvudman för SM-veckan och vill med evenemanget bland annat visa upp idrottsrörelsens bredd genom att samla större och mindre idrotter i ett gemensamt evenemang.

Uppdrag

SM-veckans utmaning, förutom att det rör sig om olika föreningar runt om i hela Sverige, var att distribuera och administrera en omfattande mängd ansökningar från många olika specialidrottsförbund och idrotter till evenemanget.

Softronic fick i uppdrag att ersätta befintlig ansökningsprocess, som till stor del uträttades i Excel, med ett säkrare system som var lättare att administrera över tid, både inom förvaltning och vid de enskilda förbunden/föreningarna runt om i landet.

Ansökningsförfarandet upprätthålls genom en lättillgänglig portal (Power Apps Portal) som låter användare skicka ansökningar till CRM. När ansökningen godkänts av central handläggare får användaren en inloggning för att kunna redigera och komplettera sina ansökningar inom det egna förbundet. Behörighetsroller styr vad handläggare och användare får se och göra inom CRM respektive portal för att stärka säkerheten.

Upprättade processer skickar automatiskt välkomstmeddelanden och inbjudningar med inloggning till nya användare och påminnelser till användare när deadlines närmar sig. Systemet möjliggör sammanhållen kommunikation, rapportering och utdrag som kan användas som beställningsunderlag till värdstäder och underleverantörer. Det är även mer överblickbart för handläggare att se användarnas ansökningsprogress utan att gå in på enskilda ansökningar.

CRM:et är anpassat så att kunden själva kan lägga till nya SM-veckor, beställningselement, förbund och användare vid behov. Systemet möjliggör även att skräddarsy återanvändbara rapporter och mallar för utskick till användaren.

Projektet har genomförts genom att successivt implementera, redovisa och testa efterfrågade element och funktionalitet. Projektet har på så sätt kunnat omvärdera kravställningar och rekommendationer fortlöpande.

Resultat

Resultatet blev en centraliserad CRM-lösning som kan administrera ansökningar från flera SM-veckor samtidigt. Kunden har fått en bättre kontroll och överblick än vad de tidigare hade när de enbart arbetade i Excel. Softronic har dessutom tagit fram lathundar och utbildningsmateriel för handläggare, samt utbildat och bidragit med råd om användningsområden för CRM.

Uppdraget genomfördes oktober 2019 till februari 2020 och har nu övergått till förvaltning.